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  • Beate

Zeitkompetenz - Wie du deine Zeit besser managen kannst

Das Semester geht zu Ende und dein Akku ist leer? Wieder mal zu viele Aufgaben und zu wenig Zeit?


Was hattest du alles auf dem Zettel:

Lehrveranstaltungen planen und durchführen, Studierende beraten, Studienarbeiten betreuen,

Prüfungen abnehmen, in Gremien engagieren, Projekte organisieren, Tagungen besuchen,

Paper schreiben, Studieninteressierte infomieren, Curricula optimieren, Akkreditierungen begleiten und vieles mehr.


Was ist zu kurz gekommen? Vielleicht deine eigene Forschung, deine Promotion oder Habilitation oder deine Selbstfürsorge oder Zeit mit der Familie?


Fragst du dich: „Wie komme ich raus aus dem Zeit-Dilemma?“ Dann haben wir hier ein paar Anregungen für dich gesammelt.




Los geht's: Die Problem-Analyse


Auf den ersten Blick scheint es objektiv oft einfach ein Zeitproblem zu sein: viel zu viele Aufgaben für zu wenig Zeit! Häufig gepaart mit viel Engagement, Hilfsbereitschaft, Kollegialität und hohen Qualitätsansprüchen – da können selbst die besten Zeitmanagement-Tools nur bedingt helfen.


Auf den zweiten Blick ist es jedoch subjektiv oft ein Problem im Umgang mit der Zeit und sogenannten „Zeitsaboteuren“ wie Perfektionismus, "Nicht-nein-sagen"-Können, ständige Störungen und unklare Prioritäten. Hier liegt das eigentliche Problem im Entscheidungs- und Selbstmanagement.


Am Anfang steht deshalb zunächst eine Art "Zeitinventur". Dokumentiere die Verwendung deiner Zeit über mehrere Tage. Am Ende hast du idealerweise einen klaren Blick, wo deine Zeit bleibt, in dem du konkret in Zahlen siehst, wieviele Stunden du für welche Aufgaben und Bereiche eingesetzt hast. Erfahrungsgemäß hält das die ein oder andere Überraschung bereit, ähnlich wie bei der gefühlten und der realen Temperatur. Auch Fahrtzeiten und Zeiten für Schlafen und Essen sollten berücksichtigt werden.


Im Anschluss schau dir die einzelnen Bereiche in Ruhe an und überlege, wo du dir Veränderungen wünscht und deine kostbare Zeit anders organisieren möchtest. Gibt es evtl. Aufgaben, die du abgeben kannst oder bei denen du andere Beteiligte mit ins Boot nehmen kannst? Wo kannst du Terminierungen verschieben, um Druck rauszunehmen?


Ideen zur Problemlösung in neun Schritten


Hier sind nun ein paar Tipps, die dir helfen können, deine Zeit anders oder besser zu managen. Selbstorganisation und Selbstdisziplin sind dabei der Schlüssel – und keine Sorge, auch für kreative Chaoten ist das machbar.


1) Deine Werte und Ziele


Überlege dir, welche Werte dir im Leben wirklich wichtig ist. Klarheit über deine Werte kann dir sehr helfen, stimmige Entscheidungen zu treffen. Um deine Werte herauszufinden findest du hier Beispiele für Anleitungen (Zugriff am 01.07.2024):

 

Nach der Beschäftigung mit deinen Werten, geht es um die Klärung deiner Ziele. Nimm dir regelmäßig Zeit, um über deine Ziele nachzudenken – für den nächsten Tag, die nächste Woche, den nächsten Monat, das nächste Jahr und darüber hinaus. Klare Ziele helfen dir, Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen. Am besten formulierst du „SMARTE“-Ziele: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

 

2) Deine Prioritäten


Bestimme die wichtigsten Aufgaben für einzelne Wochen und Tage und fokussiere dich dann auf diese. Unterscheide zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben (Eisenhower-Prinzip). Mehr Infos (Zugriff am 01.07.2024):

 

3) Effektive Zeitplanung


Plane deinen Tag in festen Zeitblöcken, in denen du dich ausschließlich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrierst. Diese Methode hilft, Ablenkungen zu minimieren.


Die Pomodoro-Technik kann dabei ebenfalls hilfreich sein (von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt):

  • Erstelle eine Liste mit anfallenden Arbeiten nach Wichtigkeit;

  • stelle einen Timer auf 25 Minuten;

  • blende alle möglichen Störfaktoren aus;

  • arbeite 25 Minuten fokussiert an einer Aufgabe;

  • pausiere nach Ablauf der Zeit 5 Minuten;

  • mach alle vier 'pomodori' eine längere Pause (15-20 Minuten).


Gib einzelnen Tagen eine Überschrift wie „Forschungstag“ oder „Lehrtag“ und plane entsprechend an dem jeweiligen Tag nur Aufgaben aus dem jeweiligen Bereich.


Vorlesungszeiten und vorlesungsfreie Zeiten brauchen evtl. jeweils andere Schwerpunktsetzungen und Prioritäten.


Erstelle tägliche oder wöchentliche To-Do-Listen, um den Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten. Führe auch eine Not-To-Do-Liste, die dich daran erinnert, welche Aufgaben du nicht (mehr) übernehmen willst. Im Netz findest du zahlreiche Vorlagen für To-Do-Listen:


Plane unbedingt Pufferzeiten ein, damit du bei Störungen oder Planänderungen nicht gleich in Stress gerätst.

 

4) Routinen und Rituale


Entwickle tägliche Routinen, die dir helfen, in den Tag zu starten und den Fokus zu behalten. Damit kannst du den Tag strukturieren und deine Produktivität steigern.


Regelmäßige Pausen dabei nicht vergessen: um kurz abzuschalten, zu essen und zu trinken, ein nettes Gespräch zu führen, nach draußen zu gehen oder um etwas anderes zu tun, was dir guttut. Befrage deinen inneren „Feelgood-Manager“, was gerade gebraucht wird und wie lange, um dann wieder konzentriert arbeiten zu können.

John Strelecky (Autor von "Das Café am Rande der Welt") empfiehlt z.B. in einem seiner Bücher jeden Tag eine Stunde lang nur Dinge zu tun, die besonders viel Freude machen.

 

5) Ablenkungen minimieren


Gestalte deine Arbeitsumgebung so, dass Ablenkungen minimiert werden. Dies kann auch bedeuten, einen anderen Arbeitsplatz zu suchen oder die Bürotür zu schließen und ein „Bitte nicht stören“-Schild draußen aufzuhängen.


Nutze Apps und Tools, die helfen, Ablenkungen zu reduzieren, wie Noise-Cancelling-Kopfhörer oder Website-Blocker oder die „Nicht-Stören“-Funktion des Handys.

 

6) Selbstkontrolle und Reflexion


Halte deinen Fortschritt schriftlich fest und nimm dir Zeit, um zu reflektieren, was gut funktioniert hat und was nicht. Was willst du beibehalten und was neu ausprobieren?


7) Motivation und Belohnung


Belohne dich selbst für das Erreichen von Zwischenzielen. Nutze ruhig positive Selbstgespräche und Affirmationen, um dich selbst zu motivieren und zu bestärken.

 

8) Selbstdisziplin trainieren


Beginne mit kleinen, erreichbaren Aufgaben, um deine Selbstdisziplin schrittweise zu stärken. Geduld und Durchhaltevermögen sind gefragt und nicht immer leicht, aber Selbstdisziplin wächst mit der Zeit und durch kontinuierliches Dranbleiben.


Du scheiterst immer wieder in Sachen Selbstdisziplin? Dann befrage dein „Inneres Team“, insbesondere die Stimme des Saboteurs. Was braucht diese Stimme, um die Selbstdisziplin nicht weiter zu sabotieren und mit der inneren Mannschaft an einem Strang zu ziehen? Z.B. einen halben Tag in der Woche komplett ohne Plan für spontane Aktivitäten oder Nichtstun? Welche positive Absicht hat die Stimme des Saboteurs? Z.B. dich davor zu bewahren, kein Workaholic zu werden, zu vereinsamen oder nur noch zu funktionieren? Wie müsste ein Tages- oder Wochenplan gestaltet sein, der den inneren Selbstdisziplin-Saboteur überflüssig macht?


Du hast am Ende einer Woche wieder einmal den Eindruck, von deinen Vorhaben nichts richtig geschafft zu haben und zweifelst an dir? Willkommen im Club. Sei dir sicher, mit dieser Erfahrung bist du nicht allein. Wie heißt es so schön: "Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum." Schau auf die nächste Woche und überlege, ob du deine Planung evtl. etwas anpassen solltest oder mehr Pufferzeiten brauchst für Unvorhergesehenes.

 

9) Unterstützung suchen


Suche dir einen Partner:in zur gegenseitigen Unterstützung. Sprecht regelmäßig über euren Fortschritt. Das motiviert und schafft oft eine andere Art von Verbindlichkeit gegenüber den eigenen Plänen.


Auch ein Mentor oder Coach kann wertvolle Tipps geben und dabei unterstützen, individuell herauszufinden, welche Tools und Verhaltensweisen hilfreich sind, um mehr Zeitkompetenz und Zeitsouveränität zu erlangen. Sprich uns gerne an, wenn du Interesse an einem Coaching hast.

 

Fazit


Zeitkompetenz verlangt eine gute Selbstorganisation und Selbstdisziplin. Mit klaren Zielen, Prioritäten und einer effektiven Zeitplanung kannst du deinen Alltag besser managen und Raum für Selbstfürsorge und persönliche Interessen schaffen. Probiere die vorgestellten Strategien und Tools aus und finde heraus, was dir individuell hilft – für mehr Zufriedenheit und weniger Stress.



„Die Zeit ist eine verspielte Katze.

Sie umschmeichelt einen und schlabbert den

Tag auf wie eine Schale Milch.“

Henry Ford




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